Logistikdienstleister für pharmazeutische Transporte stehen vor der Herausforderung, ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) zu leben, das alle relevanten QMS-Prozesse GDP-konform regelt. Das European Institute for Pharma Logistics Services GmbH (EIPL) bietet ab 1. März einen neuen, digitalen Service an, der kleinere und mittelständische Unternehmen bei ihrer Arbeit unterstützt, sie entlastet und die Kosten stark reduziert. Die digitalisierte Dienstleistung „GDP@cloud“ ergänzt die Bereiche Audits und die QM-Betreuung von EIPL. Der Service stellt mit einem geringen personellen Aufwand sicher, dass
administrative und operative Prozesse in einem Unternehmen GDP-konform beschrieben und implementiert werden können. GDP@cloud erleichtert die Einführung und Pflege eines  Qualitätsmanagementsystems, schafft Transparenz und ermöglicht die Gestaltung pragmatischer Prozesse und Strukturen. „Die digitale Dienstleistung ist zudem interaktiv. Das heißt alle Mitarbeiter eines Unternehmens können standortübergreifend im System (auch in einer QM-Matrix) Vorschläge einbringen und werden aktiv in die Prozesse miteinbezogen“, sagt EIPL-Geschäftsführer Christian Specht.

Interaktive Bedienoberfläche erleichtert den Zugriff
Mit GDP@cloud gehören Papierberge, das zweitaufwendige Ausfüllen von Formularen und die umständliche analoge Dokumentation von Tätigkeiten nun der Vergangenheit an. Der cloudbasierte Service stellt sicher, dass administrative und operative Prozesse (auch standortübergreifend) GDP-konform beschrieben und gelebt werden können. Subunternehmer, mittelständische  Logistikdienstleister und insbesondere Kurierdienste können so lokale Ressourcen, sowohl Software als auch Hardware, sparen. Die User-Lizenzen können individuell angepasst und auch kurzfristig geändert werden. Mithilfe seiner interaktiven Bedienoberfläche können alle Mitarbeiter im Unternehmen auf das System zuzugreifen und selbst aktiv Vorschläge einbringen. Dies erleichtert unter
anderem die Dokumentenlenkung und Revisionierung von Arbeitsanweisungen. Dabei können die Logistikdienstleister selbst entscheiden, welche Mitarbeiter Zugriff haben und wie groß deren Gestaltungsmöglichkeiten sind. So gibt es sowohl eine Lese-, als  auch eine Schreibberechtigung, bzw. ein Vorschlagsmodul, um Änderungen vorzuschlagen oder vorzunehmen. Enthalten sind zusätzliche Module für beispielsweise die Bereiche Auditmanagement und Risiken. Nutzer können weitere QM-Standards wie ISO, SQAS oder IFS ebenfalls problemlos einfügen.

EIPL übernimmt auf Wunsch die Implementierung, die Pflege sowie die Dokumentation  
Auch Reisekosten lassen sich mithilfe von GDP@cloud minimieren, da mehrere Standorte eines Unternehmens darauf zugreifen können. Formulare können online ausgefüllt und Handbücher online erstellt werden. „Auf Wunsch unterstützen wir auch die komplette Umsetzung des Systems und übernehmen die Pflege sowie die Dokumentation. Wir erleichtern somit die Auditplanung und  Nachbearbeitung sowie das Risikomanagement mit einem minimalen Aufwand“, sagt Specht. Dabei ist für sein Institut selbstverständlich, dass betriebliche Daten einem besonderen Schutz und einer
besonderen Integrität unterliegen. Der GDP@cloud Hosting-Partner ist ISO27001 zertifiziert. 

Mittelständische Unternehmen haben begrenzte personelle Ressourcen  
Als beratendes Unternehmen für alle Player entlang der pharmazeutischen Lieferkette und umfassender Dienstleister bei der Aufrechterhaltung der Sicherheit von pharmazeutischen Produkten steht für EIPL die Patientensicherheit an erster Stelle. Das Institut unterstützt Unternehmen bei der Qualifizierung von Fahrzeugen und Personalschulungen (auch online) im Sinne der EU-GDP-Guideline. Weitere Services des Instituts liegen in der Durchführung von Audits sowie der Erstellung von GDP-konformen QMS. Die Einführung letzterer stellt insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen eine hohe Hürde dar, weil die personellen Ressourcen nur bedingt vorhanden sind, um den administrativen Aufwand für die Pflege eines QMS angemessen abzudecken. Hinzu kommt, dass Auftraggeber bereits in den Ausschreibungen eine GDP-Konformität voraussetzen. „Bei unserer täglichen Arbeit stellen wir immer wieder fest, dass Unternehmen häufig in die Falle der  Selbstverwaltung treten und dadurch teilweise den Überblick über ihre Prozesse verlieren“, sagt Specht. Zudem sei es aufwendig und sehr kostenintensiv, die notwendigen Daten lokal zu speichern und zu archivieren.

Die Kosten werden auf ein Minimum gesenkt
Häufig sind die hohen Investitionen und der Aufwand an personellen Ressourcen zur Erstellung des QM-Systems eine Hürde für die Unternehmen. Mit GDP@cloud spart der Auftraggeber schon bei der Erstellung und Implementierung des Systems Kosten, da auch hier Reisekosten erst gar nicht anfallen und vieles über Videokonferenzen geregelt werden kann. GDP@cloud ist monatlich schon ab circa 100,- Euro inklusiver zehn Lizenzen verfügbar. „Mit GDP@cloud können Unternehmen budgetschonend und ohne finanzielles Risiko die GDP-Compliance erreichen, getreu dem Motto: maximale
Wirkung bei minimalem Aufwand“, sagt Specht.